Vielfältig fordernd – das Veranstaltungsmanagement

Für ihre Arbeit gilt der Grundsatz: „Gute Planung ist alles – und man sollte gut zu Fuß sein!“ Svenja Hemke ist gelernte Restaurantfachfrau und arbeitet im Veranstaltungsmanagement der St. Elisabeth Gruppe. Rund 7.000 interne und externe Veranstaltungen betreut das Team gruppenweit pro Jahr. Die Bandbreite reicht dabei von kleinen Abteilungsmeetings bis hin zu Veranstaltungen mit mehreren hundert Teilnehmern. Die Basis jeder einzelnen Veranstaltung, ob groß oder klein, ist ein unscheinbares Stück Papier.

Fünf DinA4-Blätter mit verschiedenen Tabellendaten – so sieht die Arbeitsgrundlage für eine mehrstündige Veranstaltung mit rund 400 Teilnehmern im Kongresszentrum der St. Elisabeth Gruppe aus. Wenn Svenja Hemke prüfend die „Function Sheet“ genannte Zusammenstellung durchgeht, ist der erste Schritt der Veranstaltungs-Planung bereits gemacht: „Zunächst geht es darum, festzuhalten, was sich der Kunde für seine Veranstaltung vorstellt. Bei kleineren Meetings sind die Eckdaten sowie die Verpflegung schnell geklärt und bestellt. Bei größeren Veranstaltungen wird das schon komplexer.“

Hier geht es dann neben dem „wann“ und „wo“ um die Personenzahl, die Bestuhlung, Speisen und Getränke, Deko, das Eindecken der Tische, notwendige Technik, Musik oder Künstler und nicht zuletzt um die Beschilderung, damit die Teilnehmer den Weg zum Veranstaltungsort finden. Auch das erforderliche Personal sowie Anforderungen für externe Dienstleister, z. B. für Übertragungstechnik oder ergänzende Servicekräfte, werden hier festgehalten. Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Planung ist der zeitliche Ablauf der Veranstaltung. All diese Anforderungen dokumentiert das Veranstaltungsmanagement in einer Software. „Das wichtigste ist dabei, dass jeder im Team, der auf das Function Sheet und die Planung schaut, versteht, was zu tun ist. Es darf keine Missverständnisse geben, um später Fehler zu vermeiden“, erklärt Svenja Hemke.

Ist alles eingetragen, werden das Function Sheet bzw. die relevanten Informationen an die beteiligten Abteilungen weitergeleitet. Dazu zählen Technik, Hauswirtschaft, Küche und auch der Fahrdienst. „Wir bieten die Betreuung von Veranstaltungen auch außer Haus an. Hier muss dann frühzeitig das Equipment zusammengestellt und die Logistik für Abholung und Anlieferung geklärt werden“, berichtet die Servicekraft.

Bei Veranstaltungen in den Häusern der St. Elisabeth Gruppe muss die Hauswirtschaft informiert werden, damit die Räumlichkeiten gereinigt werden können, bevor die Technik sich um Aufbau, Bestuhlung und notwendige Veranstaltungstechnik kümmert. Die Küche benötigt ausführliche Informationen darüber, welche Art der Verpflegung gewünscht ist.

Vor der Veranstaltung wird es dann wuselig. Die Servicekräfte decken Tische und dekorieren, Buffetmodule werden aufgestellt und Abräumstationen für das Geschirr eingerichtet. Zudem wird gecheckt, ob wirklich alles vor Ort ist, was an Ausstattung benötigt wird. Bevor es losgeht, gibt es noch ein Briefing aller Beteiligten, damit der zeitliche Ablauf sitzt.

Hat die Veranstaltung begonnen, behalten die Mitarbeiter des Veranstaltungsmanagements den zeitlichen Ablauf immer im Blick. Während die Vorträge laufen, gehen im Hintergrund die Vorbereitungen für die nächsten Programmpunkte ständig weiter.

Sind die Gäste gegangen, ist der Arbeitstag für den Service noch nicht vorbei. Benutztes Geschirr muss in die Küche, Bestände aufgefüllt und Müll entsorgt werden. Alles muss wieder auf Anfang gesetzt werden, damit das Team für den nächsten Tag startklar ist.

„Wir haben nicht jeden Tag so eine aufwändige Großveranstaltung. Aber auch an einem normalen Tag mit vielen kleineren Meetings ist man gut im Haus unterwegs, um Räume einzurichten, Getränke von A nach B zu bringen und Dinge zu regeln“, weiß die Servicekraft. Da zeigt der Schrittzähler im Schnitt 18.000 Schritte. „Man sollte für diesen Job schon körperlich belastbar sein. Aber natürlich muss man auch gut planen und organisieren können, damit man den Überblick nicht verliert. Das Allerwichtigste ist aber, dass man immer freundlich und aufgeschlossen ist und sich den Stress nicht anmerken lässt.“

Und obwohl sie es jeden Tag beruflich macht, hat Svenja Hemke auch privat nach wie vor Spaß an der Veranstaltungsplanung: „Wenn es um Tischdeko oder Cocktailmixen geht, bin ich auf jeden Fall dabei.“